Диджиталізація автопарку Agricom Group — досвід підвищення ефективності

Ситуація «до»

До моменту впровадження єдиної системи управління автопарком, в компанії працювало 4 інформаційні системи, кожна з яких виконувала певні функції: контроль палива, контроль переміщення, облік запчастин та контроль виконання польових робіт. Звісно, такий підхід вимагав більше ресурсів на адміністрування і до того ж не забезпечував візуалізації повної картини ефективності парку техніки.

Очевидним рішенням було впровадження єдиної інформаційної системи AutoBI, яка не тільки об'єднує вищезазначений функціонал, але і розширює його додатковими модулями, як-то погодження та контроль ремонтів, інформування про штрафи, автоматичне виявлення залишків запчастин на складах тощо. Та головне для мене, як для керівника — це аналітичні дані, які відображають актуальний стан парку техніки в режимі реального часу.

Скільки часу ми впроваджували систему для цілого холдингу?

Процес впровадження системи AutoBI умовно можна поділити на декілька етапів:

• налаштування синхронізації з базою 1С, де зберігалися історичні дані по ремонтам та перелік запчастин на складах, та з системою управління агровиробництвом AgroTop, яка вже впроваджена у компанії, а також завантаження історичних даних зі систем, від яких ми вирішили відмовитись;
• імпорт технічних даних автотранспорту, що відбувається автоматично за реєстраційним номером;
• імпорт даних по співробітникам, для контролю робочого часу;
• підключення GPS-трекерів та іншого обладнання для моніторингу переміщення техніки та контролю використання палива.

У процесі було задіяно 3 наших працівника, а також 2 спеціалісти зі сторони AutoBI — бізнес аналітика та співробітника служби сервісу. На етапі впровадження, і зараз, коли вже все налаштовано, ми отримуємо всебічну підтримку від AutoBI, що значно спрощує взаємодію із системою. Загальний час впровадження системи з «0», враховуючи етап підготовку даних, може становити від одного до трьох місяців.

Перші враження після впровадження

Користувачами системи  AutoBI є всі співробітники компанії Agricom Group, які мають відношення до техніки: водії, трактористи, механіки, економісти та безпосередньо керівники.

Перший, але не єдиний, відчутний результат ми отримали завдяки новому алгоритму погодження та виконання заявок не ремонт. Цей процес став повністю автоматизованим, погодження відбувається просто у системі, відтепер немає необхідності витрачати час на обґрунтування доцільності та вартості — вся інформація відображена у системі. Крім того, завдяки прозорості бізнес-процесу та унікальному функціоналу AutoBI ми завжди розуміємо економічну доцільність тих чи інших операцій з технікою, адже знаємо скільки вона відпрацювала та як часто ламається. В результаті за перший місяць було зекономлено більше трьохсот тисяч гривень, завдяки контролю над проведення ремонтів.

Другий приємний бонус — це відмова від «заморожених» активів. Система проаналізувала залишки запчастин на всіх складах у компанії, відфільтрувала ті, які не використовувались більше 2-х років. Ці запчастини були продані за ринковими цінами, чим залучено у компанію додатково кілька мільйонів гривень. Те ж саме стосується техніки, яка у порівнянні з аналогами вимагає значно більшої кількості ремонтів.

AutoBI — система, яка окуплюється у перші місяці використання та в масштабах такої інженерної служби, як наша, економить значні кошти, покращуючи економічне становище компанії, без збитків для виробничих процесів.

Ми розуміємо економічну ефективність не тільки техніки, але і персоналу

Щодня, заступаючи на зміну, кожен водій та механізатор фіксує початок робочої зміни шляхом встановлення своєї персональної ID картки у зчитувачі RFID, які знаходяться в кабінах автомобілів, тракторів та самохідних обприскувачів. Такий процес дає можливість обмежувати доступ до певної техніки (двигун не запускається без картки в зчитувачі) і ще одна важлива функція — фіксувати робочий час працівника.

Важливо, що всі модулі щодо управління технікою зібрані в одному програмну рішенні. Мені, як керівнику відображається історія маршрутів по кожній одиниці техніки, обладнання, яке в той чи інший період часу використовувалось, інформація про водія. Це дає можливість оцінити не лише кількісні, але і якісні показники роботи персоналу.

Техніка завжди готова до роботи

Працездатність та надійність техніки і обладнання, особливо у період активних польових робіт, цілком та повністю залежить від якості виконання своїх обов'язків інженерів та рядових працівників. Кожна одиниця парку техніки має бути ефективною, тобто приносити дохід, техніка не має ламатися, але якщо і зламається, то має бути терміново відремонтована.

Система AutoBI дозволяє відмітити дані про виконане технічне обслуговування техніки та одразу запланувати наступне на основі пробігу по GPS та напрацьованих мото-годин.

Економічна доцільність — ключовий показник роботи автопарку

Автоматизація аналізу економічної ефективності автопарку та подальша візуалізація даних у формі віджетів — чергова особливість AutoBI. Інформація про ефективність використання техніки, обладнання, запчастин, використання палива, якісних та кількісних показників роботи техніки, а також даних про роботу персоналу акумулюється в системі.

Традиційно цю роботу виконували економісти, але відтепер ці дані візуалізовані в аналітичних віджетах — це все дозволяє визначати критичні відхилення та приймати правильні управлінські рішення. Також, важливим є той факт, що завдяки автоматизації ми мінімізуємо витрату робочого часу на формування звітів та виключаємо вплив людського фактору.

Інформація завжди з тобою 24/7

Я, як керівник часто перебуваю у відрядженнях і багато часу проводжу у дорозі. Команда AutoBI подбала про доступність до інформації через мобільний додаток AutoBI (Android, iOS). Цінність даної можливості особливо відчувається тоді, коли є необхідність терміново погодити виконання ремонтних робіт, замовлення необхідних запчастин, особливо в період активних польових робіт.

Петро Шам, головний інженер Agricom Group