Ранкова кава // Як правильно розподілити робочий час

Планування

Знайома картина: цілий день крутишся, як білка в колесі, ніби весь у роботі, а вона не просувається. За кількістю завдань, розмов, зустрічей, перевіркою паперів не видно загальної картини того, що відбувається. Щоб такого не було, варто складати план завдань та заходів на день, тиждень і навіть на місяць. Тут кому як зручно — можна користуватися щоденниками і блокнотами, можна встановити спеціальні електронні додатки. Чим ретельніше спланувати свій день або тиждень, тим менше очікується цейтнотів. Для кожного завдання важливо встановити термін його виконання, але він може бути і гнучким, наприклад, з прив'язкою не до певного часу, а до наступного завдання.

Послідовність виконання завдань

Фахівці з тайм-менеджменту радять насамперед братися за найскладніші або не дуже приємні справи, а потім переходити до більш простих або цікавих. Хоча і тут кожен може обирати для себе більш зручний варіант. Найбільш же складні і, здавалося б, нездійсненні завдання можна розбити на більш прості — «розрізати слона на біфштекси».

Лімітовані перерви

П'ятихвилинки на відпочинок, кава, перекус або соцмережі повинні бути присутні, але не замість роботи і не безсистемно, адже часом саме на теревені біля офісної кавомашини витрачається левова частка робочого часу. На початку робочого дня відпочивайте по 5-10 хвилин кожні півтори години, у середині — кожну годину, а ближче до кінця дня переривайтеся на невеликий відпочинок кожні 30 хвилин. Скоро ви помітите, що до кінця дня зробили набагато більше, ніж робили раніше.

Делегування повноважень

Брати на себе абсолютно всю роботу, наприклад, за новим проектом, якщо ви його керівник, не тільки не допоможе справі, але й може навіть нашкодити. Немає нічого поганого у делегуванні завдань колегам. Тоді у вас з'явиться більше часу на стратегічне планування.

Навчіться говорити «ні» викрадачам вашого робочого часу, навіть якщо ці прохання мають службовий характер, але не стосуються першочергових задач.

Оптимізація переговорів

Скоротіть нескінченні телефонні переговори. Якщо на роботі аврал, то піднімати слухавку варто лише у разі надходження екстрених або дуже важливих повідомлень.

Єдиний електронний сервіс

Можна значно заощадити час, якщо у своєму електронному просторі дотримуватися чогось одного. Якщо ви любите, наприклад, сервіси Google — працюйте тільки з ними. Ви будете знати всі слабкі і сильні сторони інструментів, а також зможете швидко налаштувати свою систему на новому місці. 

І, мабуть, найважливіше — ніколи не працюйте абияк, візьміть собі за правило навіть найдрібнішу роботу виконувати якісно — так ви не тільки заощадите час на переробленні, але і завжди будете на хорошому рахунку як фахівець.

AgroPortal.ua за матеріалами Міжнародного кадрового порталу hh.ua