Утренний кофе // Как правильно распределить рабочее время

Планирование

Знакомая картина: целый день крутишься, как белка в колесе, вроде весь в работе, а она не продвигается. За обилием задач, разговоров, встреч, проверкой бумаг не видно общей картины происходящего. Чтобы такого не было, стоит составлять план задач и мероприятий на день, неделю и даже на месяц. Тут кому как удобно — можно пользоваться ежедневниками и блокнотами, а можно установить специальные электронные приложения. Чем тщательнее спланировать свой день или неделю, тем меньше ожидается цейтнотов. Для каждой задачи важно установить срок ее выполнения, но он может быть и гибким, например, с привязкой не к определенному времени, а к следующей задаче.

Последовательность выполнения задач

Специалисты по тайм-менеджменту советуют в первую очередь браться за самые сложные или не очень приятные дела, а потом переходить к более простым или интересным. Хотя и тут каждый волен выбирать для себя более удобный вариант. Самые же сложные и, казалось бы, невыполнимые задачи можно разбить на более простые — «разрезать слона на бифштексы».

Лимитированные перерывы

Пятиминутки на отдых, кофе, перекус или соцсети присутствовать должны, но не вместо работы и не бессистемно, ведь порой именно на разговоры возле офисной кофемашины утекает львиная доля рабочего времени. В начале рабочего дня отдыхайте по 5-10 минут каждые полтора часа, в середине — каждый час, а ближе к концу дня прерывайтесь на небольшой отдых каждые 30 минут. Скоро вы заметите, что к концу дня сделали намного больше, чем делали раньше.

Делегирование полномочий

Взваливать на себя абсолютно всю работу, например, по новому проекту, если вы его руководитель, не только не поможет делу, но и может даже навредить. Нет ничего постыдного в делегировании задач коллегам. Тогда у вас появится больше времени на стратегическое планирование.

Научитесь говорить «нет» похитителям вашего рабочего времени, даже если эти просьбы носят служебный характер, но не касаются первоочередных задач.

Оптимизация переговоров

Сократите бесконечные телефонные переговоры. Если на работе аврал, то поднимать трубку стоит только в случае поступления экстренных или очень важных сообщений.

Единый электронный сервис

Можно значительно сэкономить время, если в своем электронном пространстве придерживаться чего-то одного. Если вы любите, например, сервисы Google — работайте только с ними. Вы будете знать все слабые и сильные стороны инструментов, а также сможете быстро настроить свою систему на новом месте. 

И, пожалуй, самое важное — никогда не работайте «спустя рукава», возьмите себе за правило даже самую мелкую работу выполнять качественно — так вы не только сэкономите время на переделывании, но и всегда будете на хорошем счету как специалист.

AgroPortal.ua по материалам Международного кадрового портала hh.ua