Агроивент с «нуля»: 5 шагов в правильном направлении

И тут я, рядовой сотрудник обычной компании, решился подойти к Алексу и спросил могу ли я начать с ним бизнес. Идея заключалась в создании ивент агентства, которое бы специализировалось на организации деловых мероприятий исключительно для аграрной индустрии. Примерно через неделю я получил от него звонок. Он сказал: «Давай. Стартуем». С этого момента все закрутилось.

За несколько дней зарегистристрировали агентство AgriEvent (сейчас UCABevent, после ребрендинга в 2017 году). Я максимально включился в работу, присоединилась команда, плюс Алекс всегда поддерживал. В результате слаженной работы мы создали портфель брендовых мероприятий, хорошо известных среди аграриев не только в Украине, но и за рубежом. За все время работы агентства наши ивенты посетили более 30 тыс. участников.

С каждым годом портфолио мероприятий, организованных UCABevent увеличивалось. Среди них ключевые ежегодные конференции, такие как «Ведение аграрного бизнеса в Украине», ставшей уже «легендой» и известной в народе как «Дуинг» (от англ. Doing Agribusiness in Ukraine), а также международная конференция «Эффективное управление агрокомпаниями» (Large Farm Management, LFM) — топовое, эксклюзивное мероприятие, которое задает тон не только для агросектора Украины, но и для всей Европы. В этом году участников данной конференции ожидает множество ценных выступлений «звездных» спикеров из Европы и Латинской Америки, «горячие» дискуссии топ-менеджмента агрокомпаний, демонстрации агротехнологий в работе и даже выступление «секретного спикера» из списка TOP100 Forbes Украина. Больше деталей тут.

Организовывая все больше нужных мероприятий для аграриев с полезным контентом и, главное — на высоком, качественном уровне, UCABevent стало агентством №1 в организации мероприятий для агробизнеса.  

Итак, в чем же секрет успеха? Как стать успешным на рынке ивент услуг? Делюсь с Вами своим опытом.

Планирование и соблюдение тайминга

Планируйте своевременно. Не оставляйте решение ключевых задач на потом. В UCABevent мы начинаем планировать проведение мероприятий заблаговременно. Например, работу над организацией ключевых масштабных мероприятий, таких как LFM, начинаем за год. Даже на организацию небольшого семинара, воркшопа или круглого стола понадобится минимум две недели, это в случае если вы действительно хотите провести мероприятие на хорошем уровне.

Для планирования ивента и отслеживания всех процессов по его реализации рекомендую пользоваться проджект-менеджмент тулами, такими как, например, trello. Также, не представляю себе жизни без обычного Google Calendar. Использование этих простых инструментов значительно облегчит жизнь вам и вашим коллегам, и в итоге обеспечит положительные отзывы участников ваших мероприятий.  

Всегда четко следуйте таймингу вашего мероприятия. Никому и ничему не позволяйте выбить вас из запланированного графика. Участников конференций особенно раздражает когда во время перерыва на обед или кофе со сцены все еще доносится голос какого-то спикера. Чтобы соблюдать тайминг используйте подсказчики для спикеров в виде мониторов с обратным отсчетом времени. По истечению отведенного времени на презентацию не стесняйтесь прервать выступление. Кстати, прервать спикера можно креативно и нестандартно, например, подняв в воздух дрон, который будет летать рядом с выступающим, таким образом намекая, что пора заканчивать.

Название

Как корабль назовешь —  так он и поплывет. Отнеситесь с важностью к вопросу названия вашего мероприятия. Именно в названии должна отображаться вся суть ивента. Из самого названия мероприятия потенциальным участникам должно быть понятно о чем будет идти речь, для кого этот ивент и почему следует принять в нем участие. К примеру, уже упоминавшаяся ранее мной конференция «Ведение аграрного бизнеса в Украине». Из названия понятно, что эта конференция об аграрном бизнесе для аграриев и представителей смежных отраслей.

Название должно быть кратким и лаконичным. Не используйте в имени непонятные для вашей аудитории слова или аббревиатуры.

Контент — король мероприятия

Уделите особое внимание составлению программы конференции. От наполнения и качества программы будет напрямую зависеть количество участников в зале. Согласно наших опросов, участники мероприятий UCABevent ставят контент конференции на первое место, когда принимают решение об участии.   

Определите ваших ключевых спикеров и начинайте процесс согласования их выступления как можно раньше. Большинство ключевых спикеров конференций UCABevent — иностранцы. Мы всегда стараемся привозить в Украину знаковых личностей в агробизнесе мирового масштаба. Все они занятые люди, а их графики расписаны на год вперед. И задача организатора конференции — сделать все возможное и невозможное, чтобы вклиниться в этот график и согласовать выступление.  

Где искать идеи по ключевым спикерам? Проанализируйте схожие по тематике мероприятия за рубежом, попросите порекомендовать кандидатов ваших предыдущих спикеров, спросите совета у ваших иностранных партнеров, черпайте идеи из YouTube и Google, посещайте сами мероприятия, где выступает заинтересовавший вас спикер…

Моя ЦА. Кто она?

Прежде чем начать подготовку к проведению мероприятия четко определите для себя кто ваша целевая аудитория (ЦА) и почему они должны принять участие в ивенте. Если вы не можете ответить на эти вопросы — отбросьте сразу идею организации этого ивента.

Составьте портрет вашей целевой аудитории, укажите как можно четче все детали. Именно эти детали помогут вашему маркетологу таргетить нужных вам людей. Определите их потребности. Ради чего они придут на ивент: получить решение своей проблемы, познакомиться с потенциальными клиентами/партнерами, получить новые знания, или просто в целях самопиара и желания увидеться с уже налаженными контактами, таким образом подчеркнув свою активность и значимость в агросекторе? Потребности — именно они заставят ваших участников прийти на мероприятие.

Маркетинг

У вас может быть крутая программа, отличная организация мероприятия, но без правильного позиционирования и донесения информации до вашей целевой аудитории количество участников в зале может быть близко к нулю. Именно с помощью маркетинга вы получите лиды (заявки), которых отдел продаж, или если такового в компании нет, то менеджер по продажам, переведет в участников.  

Не скупитесь на маркетинговый бюджет конференции, пробуйте различные каналы коммуникации, тестируйте их, обязательно делайте АВ тесты рекламы, анализируйте эффективность работы того либо иного канала, доверяйте цифрам и принимайте решения на основе статистики и анализа данных. Эффективный маркетинг — ключ к успеху вашего мероприятия.

Следуйте этим простым советам — и ваши мероприятия будут всегда на высоте!  

Анатолий Циркун, генеральный директор UCABevent, UCABtravel

https://www.facebook.com/anatoliy.tsyrkun

https://www.instagram.com/anatoliy.tsyrkun