«Земельная кухня» или как провести аудит земельного банка

В этом блоге я хочу затронуть тему, которая даст ответы на следующие вопросы:

• Как определить, сколько у Вас реально земли и что с ней?
• Как понять, насколько эффективно работает Ваша земельная служба?
• Соответствуют ли выделяемые Вами бюджеты реально обрабатываемым и арендуемым площадям?

Праздничное

Скоро праздники. На столах очень часто можно встретить салат «Сельдь под шубой». Все знают, как его готовить, поэтому я попробую на примере данного салата рассказать, как правильно проводить аудит земельного банка. Есть определенный рецепт, следуя которому можно приготовить правильное «блюдо», разобраться, сколько же реально земли, какие есть риски ее потери, сколько компания теряет или недополучает в связи с этим.

Для каждого блюда необходимо подобрать правильные ингредиенты, и наше – не исключение. Итак, Вам необходимо:

• электронная карта земельных участков;
• реестр договоров аренды;
• электронная карта полей;
• реестр полей.

Чтобы ингредиенты можно было использовать, их нужно правильно подготовить.

Подготовка ингредиентов

Для того, чтобы электронная карта земельных участков подходила под рецепт, Вам необходимо «порезать на кубики» все сельские советы, где Вы работаете. Существует много различных источников данных, которые могут Вам в этом помочь. Среди основных:

• кадастровая карта Украины;
• обменные файлы;
• бумажные «карты распаевки».

Нужно все почистить и помешать, главное – не забыть при этом геопривязать!

Идем дальше. Переходим к самому редкому ингредиенту – точному реестру договоров аренды. Чтобы не получить несварение желудка от нашей «Шубы», необходимо создать базу всех сканкопий и проверить по сканам весь реестр, который Вы ведете в учетной системе, каждую запись. Те повара, которые выдержат данный процесс, будут щедро вознаграждены. На данном этапе определяются:

• неправильно оформленные документы («левая» подпись, неправильный шаблон документа, неправильные регистрационные данные) – риск потери земельного банка в любое время;
• неправильно внесенная в учет информация (сроки действия договоров, статусы оформления, кадастровый номер, условия оплаты) – замыливание глаз руководству, финансовые потери;
• отсутствие документов по договорам, которые есть в учете – вероятность обмана, риски потери земли, судебных исков.

Статистика нашей кухни говорит о следующем: около 60% записей в реестре имеют либо неполную информацию, либо неправильно внесенную. Это при том, что у многих компаний есть администраторы реестра, контролеры администраторов и контролеры контролеров. Самые распространенные ошибки:

• информация о сроках аренды/регистрации или об их продлении;
• денежная оценка и % арендной платы.

Вы понимаете цену таких ошибок?!

Следующий ингредиент —  электронные контуры полей — нужно всегда иметь на любой кухне в свежем состоянии, так как срок годности у него очень мал. Чтобы соответствовать рецепту, они еще должны быть точными. Есть разные методы обмеров, идем от наименее к наиболее точному:

• оцифровка полей по геопорталам;
• обмер полей с GPS трекером/Агрометром;
• обмер полей техникой с RТК точностью;
• оцифровка полей по спутниковым снимкам;
• геодезические работы (в т.ч. с дронами).

Все из вариантов имеют право на жизнь в разных ситуациях, но не для нашего блюда. Вам нужен не только контур поля, но и его актуальная «фотография».  Поэтому подходит либо вариант со спутниковыми снимками, либо с дронами. Первый вариант пока дешевле, быстрее и более чем устраивает по качеству. Его и берем за основу.

Чтобы карта была точной, нужно очистить ее от всех лишних элементов: островков, ЛЭПов, кустарников, заболоченностей и т.д.

Последний ингредиент – реестр полей. С ним проще. Берем за основу актуальную информацию, на какие поля и какую площадь по факту тратили деньги.

Все ингредиенты готовы, начинаем готовить «Шубу».

Приготовление

Сначала мы кладем порезанные кубиками карты сельских советов. Важно, чтобы на них были номера земельных участков и кадастровые номера.

Для того, чтобы получить понимание, где арендуемая земля и какая география Ваших основных проблем, необходимо добавить к карте сельских советов реестр договоров аренды. Тут Вы становитесь на один шаг ближе к Эктору Браво. Оказывается, даже в правильно оформленном договоре не всегда все правильно прописано. Регистрационные данные, неправильные кадастровые номера, неправильно указанная площадь участка и т.д. – все это приводит к юридическим рискам и к необоснованным финансовым потерям.

В рамках данного этапа Вы получаете 2 очень важных результата:

• тематические карты по всем важным вопросам – неправильно оформленные договора, риски по срокам аренды, риски по статусу договора, карту по выплатам и т.д.;
• идентификация всех несоответствий – между площадью участка по договору и в натуре, кадастровых номеров, регистрации и т.д.

Далее мы накладываем точную карту полей. На этом этапе блюдо обретает необходимую форму и консистенцию. Вы увидите, что есть Ваши земельные участки вне полей. И наоборот— есть чужие участки, входящие в Ваши поля. На карте появляется необоснованная обработка земли, которая находится вне арендуемых земельных участков. Также становится видно земельные участки, которые Вы арендуете, но не обрабатываете полностью по техническим причинам. Что это Вам дает:

• информацию по возможному обмену земельными участками;
• расчеты необоснованно обрабатываемой площади;
• данные по техническим потерям арендуемой земли;
• географическую привязку всех договорных проблем к конкретным полям.

Казалось бы, можно накрывать на стол. Не спешите— Вы не добавили последний ингредиент. Добавляем на карту полей фактический реестр полей. Тот, кто набрался терпения пройти весь процесс, получает бонусом следующую информацию:

• несовпадения площади полей в учете и в натуре;
• несовпадения количества полей и общей обрабатываемой площади.

Итак, блюдо готово! Можно накрывать на стол и звать гостей. Приятного аппетита!

Давайте подведем итоги, что же Вы получили. А получили Вы то, ради чего, собственно, все и собрались — информацию для принятия решений:

• перечень неправильно оформленных документов;
• реестр ошибок в учете;
• список записей без документов;
• информацию обо всех несоответствиях в договорах;
• список объектов в возможном обмене;
• расчеты необоснованно обрабатываемой площади;
• данные по техническим потерям арендуемой земли;
• географическую привязку всех договорных проблем к конкретным полям;
• несовпадения площади полей в учете и в натуре;
• несовпадения количества полей и общей обрабатываемой площади;
• тематические карты по всем важным вопросам.

Как после ужина нужно помыть посуду, так и по каждому блоку нужно провести определенные действия после аудита. Похмелье никто не отменял!

В заключение хочу добавить, что компании зачастую пытаются решить эти вопросы самостоятельно и, как правило, абсолютно не системно. Чтобы закрыть такую задачу, нужны компетентные сотрудники с большим временным ресурсом, грамотный проектный менеджер внутри компании, полномочия и бюджеты. Своими силами это сделать практически нереально.

Если Вам понравился наш пошаговый рецепт приготовления этого вкусного блюда — тогда поделитесь им с друзьями!

П.С. Также рекомендую прочитать блог «Управление земельным банком? Меняйтесь раньше, чем Вас заставят это сделать!», где я писал об основных проблемах, спотыкаясь на которых аграрии теряют деньги. 

Артем Беленков, директор компании SmartFarming

Как правильно распоряжаться арендованными земельными участками, проводить инвентаризацию земель, избегать различных юридических осложнений - об этих и многих других практических аспектах управления земельными ресурсами ведущие специалисты земельных отделов, владельцы хозяйств и юристы будут говорить во время VIII Международной конференции «Ведение агробизнеса в Украине».