Аграрный эффект ProZorro

AgroPortal.ua попытался разобраться, как работает система тендеров в больших агрохолдингах, помогает ли она экономить и где спрятаны основные подводные камни по взаимодействию с участниками торгов.

Во многих агрокомпаниях тендерные процедуры зачастую проводятся через отделы тендерных закупок. Агрохолдинги, которые были не удовлетворены предложенными компаниями-разработчиками тендерными программами, пришли к тому, что создали свои внутренние тендерные процедуры и площадки для их проведения. Эффективность проведения тендеров зачастую зависит от человеческого фактора, который многие пытаются минимизировать при работе со значительными сумами денег. Ежегодно крупные агрокомпании закупают МТЦ и услуги на миллионы гривен, пиковые сезоны закупок приходятся на периоды перед полевыми работами.

В Украине существует немало биржевых площадок, но агрохолдинги предпочитают работать со своими собственными тендерными системами.

«Мы обсуждали вопрос массовых закупок с рядом компаний, которые позволили бы достичь максимальной экономии средств, но у каждой компании свои взгляды на процессы снабжения, свои требования, а главное — своя финансовая составляющая», — поясняет руководитель службы поставок компании AgrоGeneration Евгений Надточий. Его компания уже второй год активно использует тендерную площадку Agrogeneration.aps-tender.

Публичной компании прозрачные закупки необходимы не просто для формирования позитивной репутации на рынке — они нужны и инвесторам, которые хотят понимать, насколько эффективно используются средства. «Нам как публичной компании нужны максимально прозрачная и эффективная система закупок. Мы считаем, что в современных украинских реалиях это единственно правильный путь», — резюмирует представитель AgroGeneration.

По его словам, компания долго консультировалась с другими участниками на рынке относительно тендерной процедуры и выбора площадки, ІТ-компании презентовали свои проекты, но победителем отбора стала компания «АПС Солюшнз». «Раньше мы рассылали электронные письма, сидели на телефоне, проводили ручной анализ, работали с Exel для организации закупок, сегодня человеческое вмешательство минимизировано», — говорит Надточий.

В свою очередь, агрохолдинг HarvEast использует для тендеров электронную площадку, которую разработала специально для них компания «АПС Солюшинз» в 2013 году. «На сайте компании есть раздел «Тендеры и продажи» для перехода на площадку apstender. Для регистрации на площадке всегда есть помощь со стороны как закупщиков нашей компании, так и технической поддержки — она обеспечивает работу данного продукта без перебоев, с доступностью 24 часа в сутки», — уточнили в департаменте по закупкам агрохолдинга. На сегодняшний день база контрагентов электронной площадки торгов насчитывает более 800 предприятий-участников в 25 категориях направлений закупки по 645 позициям товаров.

Тендеры в компании «Агротрейд» проводятся в соответствии с процедурой «Порядок оценки и выбора поставщиков». Поставщики узнают о начале проведения тендера на специальном разделе сайта. Для участия необходимо скачать файл с техническим заданием на интересующий поставщика тендер, заполнить и выслать на электронный адрес, указанный в техническом задании. Если поставщик участвует впервые, также необходимо заполнить паспорт предприятия. Всем известным поставщикам в дополнение рассылается приглашение на участие в тендере по электронной почте. «Тендер прозрачен внутри компании, т.е. для сотрудников «Агротрейда». Материалы по тендеру хранятся на общем ресурсе, понятно, как и в какие сроки собирается информация. Результатом сравнения участников является оценочная таблица, где собраны основные критерии: цена, качество, сроки оплаты и поставки ТМЦ; надежность поставщика», — уточнили в компании.

Евгений Надточий из AgroGeneration уточняет, что задача всех тендерных процедур в его компании состоит в получении максимальной эффективности. «Эффективность — это вопрос экономии времени, денег, получения максимально выгодных условий приобретения материально-технических средств», — пояснил он. Все агрохолдинги через тендеры обычно закупают топливо, СЗР, семена, удобрения, запчасти, технику. Для того чтобы начать участвовать в торгах, например, на площадке Agrogeneration.aps-tender, поставщику необходимо зарегистрироваться по тем категориям, по которым он готов сотрудничать.

«У нас нет ограничений по входу на тендерную площадку, но мы ориентированы на особо проверенных поставщиков. Служба безопасности холдинга проверяет всех поставщиков, особенно тех, кто победил в торгах», — пояснил руководитель службы поставок AgroGeneration. Электронная система в ходе торгов сама отбирает и обрабатывает заявки от поставщиков. Обычно тендеры проходят в 2-3 этапа. В ходе первого круга отсеиваются компании, которые недостаточно четко прописали свои предложения или имеют плохую репутацию на рынке.

«Второй и третий круги — финальные, когда компании торгуются и мы получаем минимально возможную цену на тех условиях, которые нам необходимы», — рассказывает Евгений Надточий. При регистрации нового поставщика на площадке Agrogeneration.aps-tender холдинг получает адрес человека или нескольких, которые будут участвовать в торгах со стороны компании-поставщика. Программа делает автоматическую рассылку тем компаниям, которые зарегистрированы по указанным в тендере позициям, иногда служба поставок AgroGeneration приглашает компании, в сотрудничестве с которыми заинтересован сам агрохолдинг. «Работа по расширению возможностей программы ведется по нескольким направлениям, мы хотим, чтобы она сама создавала договора по итогам тендеров», — отметил представитель компании.

Агрохолдинг ИМК все закупки на сумму свыше 100 тыс. грн (с НДС) также проводит через утвержденную тендерную процедуру. Она похожа на схему тендеров «Агротрейда». Объявления о проведении тендера публикуются на корпоративном веб-сайте ИМК в разделе «Тендеры». «Для того чтобы стать участником тендера, достаточно кликнуть на кнопку «Заявка» и во всплывающем окне заполнить поля: название компании, адрес электронной почты, контактный номер телефона. На указанный электронный адрес придет письмо с четкими инструкциями относительно дальнейших действий — участник тендера должен направить свое коммерческое предложение, информацию о компании, другие обязательные документы», — сообщил заместитель генерального директора по внутреннему контролю и управлению рисками ИМК Евгений Корнеев. По его словам, потенциальные контрагенты могут подписаться на автоматическое информирование об объявленных тендерах компанией ИМК.

Директор коммерческого департамента компании Agricom Group Екатерина Краснопольская уточнила, что к процессу закупок через тендеры в ее компании привлечены не только сотрудники коммерческого департамента, ведь запросы формируют инженеры, агрономы, маркетологи, специалисты в области информационных технологий. Кроме того, процедурные моменты требуют согласования с финансовым, юридическим департаментами и службой экономической безопасности. «Когда предложения поставщиков товаров и услуг собраны в одно время в одном месте (реально или виртуально), это позволяет не только получить наиболее конкурентную цену, но и оптимизировать административные расходы и обеспечить прозрачность процедуры закупки», — считает представитель компании.

Как избежать мошеннических действий со стороны победителей тендеров в украинских реалиях? «Мы можем по итогам первого круга торгов проводить дисквалификацию компаний в случае, если компании предлагают товары или условия поставок, не соответствующие тендерному запросу», — пояснил Евгений Надточий.

По его словам, если новая компания дала очень выгодное предложение по тендеру, но информация о данной компании отсутствует или ее недостаточно, то агрохолдинг оценивает перспективу такого сотрудничества как весьма рискованную, при этом обязательно проводит проверку по этой компании через Службу безопасности, спрашивает коллег об опыте работе на рынке.

«Мы минимизируем риски сговора и мошенничества в тендерах, исключая возможность влияния человеческого фактора и полагаясь на программное обеспечение электронной площадки. Все участники наших торгов на площадке предупреждаются заранее о дисквалификации за непристойное поведение в процессе торгов», — сообщили в HarvEast. Программа электронной площадки сама оценивает выгодность сделанной ставки в торгах на основе рейтинга каждого контрагента и согласно установленным критериям. Согласование тендера происходит в несколько этапов, а утверждается решение тендерной комиссией компании HarvEast. Эти процессы автоматизированы и позволяют быть уверенными в прозрачности электронных торгов.

По подсчетам AgroGeneration, за полтора года работы электронной системы тендерных закупок компании удалось сэкономить миллионы гривен, у HarvEast эта цифра составляет порядка 5% бюджета закупок за последние два года. Важным этапом в достижении максимально низкой цены в ходе проведения закупок является правильно составленное техзадание тендера с точным описанием всех требований, условий, пожеланий к закупаемому продукту, правильным определением всех критериев выбора.

Тендерная площадка — это универсальный, правильный и прозрачный инструмент, и компаниям нужно его развивать.

Оксана Пирожок, AgroPortal.ua